Пропоновані матеріали призначені для попереднього обговорення структури архівного опису для створення зведеної Національної архівної інфомаційної системи (НАІС), яка є частиною державної програми "Архівна та рукописна україніка", що виконується за Постановою Держкомітету з питань науки і технологій при Кабінеті міністрів України від 4 травня 1992 р., № 12. НАІС орієнтована на збирання інофрмації про архівні документи та рукописи в архівній, бібліотечній та музейній системах України та за її межами (а тому структура опису документів та фондів має узагальнений характер).
Структура даних відображає склад, порядок і наповнення основних рубруик опису, що оформлюється фахівціями під час описування документа або групи документів (справа, серія, група, фонд) для формалізованого уявлення про архівну інформацію з метою введення до комп'ютерного банку даних НАІС. Структура супроводжується деякими роз'ясненнями, необхіднимидля розусіння методики заповнення рубрик як для архівістів, так і для інформатиків.